Le nouveau Comité Qualité de l'IEM

Depuis septembre dernier, le nouveau Comité qualité est en place. Il est composé de représentants des différents services:

Bénédicte Laurent pour le paramédical, Elise Belliard pour le service Apprentissage et formations, Sybille Pastor pour le service administratif, Christelle Lacombe et Stéphane Terrière pour le service vie quotidienne et santé et Julie Merveilleau en tant que responsable qualité.

Les membres du COQUA sont à votre disposition pour tout complément d'information et pour recueillir vos avis et suggestions quant aux améliorations à apporter sur la démarche qualité.

La loi n° 2002-2 du 2 Janvier 2002 rénovant l'action sociale et médico-sociale introdut une obligation d'évaluation pour les établissements et services sociaux et médico-sociaux.

L'enjeu de l'évaluation externe

L'IEM et le SESSAD, comme tous les établissements et services de l'APF doivent se préparer à l'évaluation interne et externe, ceci dans le respect du calendrier fixé par le décret de Décembre 2010.

Le calendrier ci-contre est celui qui s'impose à l'IEM et au SESSAD. Le point de départ à partir duquel (et pour 15 ans) nous avons l'autorisation de fonctionner est en 2017.

  • 2 ans avant la date de renouvellement de l'autorisation, il faut adresser une demande à l'ARS comportant les résultats de l'évaluation externe. Une évaluation externe est à conduire tous les 5 ans (2022 pour l'IEM et le SESSAD).

L'évaluation externe sera réalisée par un cabinet extérieur, indépendant et agréé par l'ANESM en 2024.

L'évaluation interne

Cette étape a déjà été franchie à l'IEM. Précisément, l'évaluation interne a eu lieu à plusieurs reprises. La dernière en date a été menée en 2014.

Les résultats de ces évaluations internes ont été transmises aux autorités compétentes (la DDASS hier et l'ARS aujourd'hui) par le biais d'un rapport qui précise notamment la méthode et le référentiel utilisé.

Durant la période d'autorisation de 15 ans qui sera désormais accordée, l'IEM devra produire les résultats d'une évaluation interne tous les 5 ans à compter de la date du renouvellement d'autorisation (2017).

L'évaluation interne n'est pas un exercie "à part", "en plus" ou "à côté" : elle doit être intégrées à la politique et à la stratégie de l'établissement.

Le référentiel qualité de l'APF

Le référentiel représente, par le langage commun qu'il propose à l'ensemble des acteurs (usagers, parents, professionnels, autorités de contrôle, organismes de financement, etc...), un outil de communication permettant de mettre en évidence les écarts entre les prestations offertes par la structure (l'IEM) et le niveau de satisfaction des usagers en fonction de leurs besoins et attentes. La démarche qualité, à travers les plans d'amélioration successifs, aura pour objet de réduire les écarts constatés.

Le référentiel, s'il contribue à proposer un "instrument de mesure", permet surtout de constituer un vocabulaire partagé, un outil de communication entre les acteurs appartenant à des groupes d'intérêt, des métiers très divers (usagers, parents, administrateurs, professionnels, autorités de contrôle et de financement). C'est un facteur de progrès et de valorisation des pratiques toujours mieux adaptées aux attentes et besoins des personnes en situation de handicap.

Le Plan d'Amélioration Qualité (PAQ)

Le Plan d'Amélioration Qualité (PAQ) est une étape fondamentale dans la démarche d'amélioration continue. L'objectif de la création et de la mise en oeuvre d'un PAQ est de réduire les écarts entre:

  • Le niveau de qualité souhaité (référentiels, recommandations, ANESM, orientations associatives)
  • Le niveau de qualité existant (résultats de l'évaluation interne, des enquêtes de satisfaction, de l'évaluation externe)
  • Le niveau de qualité attendu par les usagers
  • Le niveau de qualité perçu (qui dépend de la qualité attendue et délivrée)

L'évaluation du précédent PAQ permet:

  • De vérifier si les actions prévues avaient été réalisées ou pas (et pourquoi)
  • d'engager la réflexion sur le prochain PAQ afin de le proposer à la Direction qui déterminera les thèmes prioritaires.

A partir des thèmes définis, les objectifs opérationnels sont déclinés en actions précises qui seront les "feuilles de route" des groupes de travail.

Les différentes actions sont:

  • produites par les groupes de travail
  • communiquées par écrit au comité qualité
  • validées par le comité qualité et approuvées par la direction.

Les productions sont alors applicables par l'ensemble des acteurs.

La gestion documentaire

Les objectifs de la gestion documentaire sont d'identifier précisément chaque document, de repérer la version en vigueur, de repérer les différentes modifications, de maîtriser l'homogénéité, la complémentarité et la diffusion des documents.

La structure documentaire est organisée en 4 niveaux:

  • Les manuels de qualité qui présentent les principales dispositions du système d'amélioration
  • Les procédures qui décrivent l'enchaînement des différentes étapes obligatoires d'une activité (qui, quoi, quand, où, comment, implication et responsabilités des acteurs, ...)
  • Les modes opératoires décrivent de manière détaillées la façon dont se déroule une tâche ainsi que les moyens pour l'accomplir.
  • Les formulaires sont des documents vierges destinés à être dupliqués et à recueillir des informations pour en conserver la trace.

La structure qualité: qui fait quoi ?

La direction

Composition:

Le Directeur ou le COQUA s'il existe.

Missions décisionnelles:

Définir les objectifs stratégiques en matière de gestion de la qualité.

Approuver et réorienter les plans d'améliorations entrant dans la mise en oeuvre de la démarche d'amélioration de la qualité.
Valider la démarche (échéances, objectifs des thèmes prioritaires) à l'aide de ces plans.
Élaborer la politique de communication interne et externe autour de la démarche d'amélioration de la qualité.
Rencontrer régulièrement (au moins 1 fois par mois) le référent qualité pour s'assurer du suivi de la démarche au quotidien.
Organiser des rencontres formelles permettant de faire le bilan de l'activité qualité (revue de direction).

Le responsable évaluation

Nommé par le Directeur de la structure, il est garant des projets d'amélioration de la qualité approuvés par le Directeur. Ensemble, ils définissent le temps et les moyens nécessaires à l'exercice de cette mission et son positionnement das l'organigramme. Le responsable qualité évaluation exerce cette fonction, en s'appuyant sur sa connaissance de la structure, des dispositifs et des différents acteurs.

Le comité qualité

Le Comité qualité constitue, avec les référents qualité, la veille permanente de la démarche dans le quotidien de la structure. Il constitue une ressource pour le Référents qui le réunit régulièrement. Il n'a pas de pouvoir décisionnel. Il a un rôle de gestion de projet, d'organisation, de régulation et de propositions.

Le Comité Qualité se réunit tous les mois.

Les groupes de travail

Composition:
La nomination des participants aux groupes de travail privilégiera l'appel à candidature sur la base d'une composition définie (en termes de métier eu fonction) par le Comité Qualité sans oublier la participation des adhérents ou des usagers.

Chaque groupe de travail est animé par un coordonnateur.

Missions:
Élaborer  des améliorations concrètes applicables par les acteurs de la structure ;
Rédiger les procédures, les modes opératoires, les formulaires;
Proposer les modalités d'évaluation (indicateurs, périodicité...);
Renseigner les outils d'évaluation. 
 

La revue de direction

Définition : il s'agit d'une réunion à fréquence définie (1 à 2 fois par an) dont l'objectif est de faire l'état des lieux de la démarche d'amélioration et définir les perspectives pour les mois à venir en passant en revue l'ensemble des points suivants:

  • L'état de la validation des recommandations (ANESM)
  • L'état d'avancement du PAQ
  • Les résultats de l'évaluation interne
  • L'analyse des enquêtes de satisfaction des usagers
  • L'état des actions correctives et préventives
  • Le choix des actions prioritaires pour le prochain PAQ
  • ...

Composition : Les chefs de service, le responsable qualité et le Directeur qui anime la réunion.
La réunion donne lieu à un compte rendu sur les décisions prises.